O Ministério da Fazenda, por meio do Ajuste Sinief nº 02, de 16 de abril de 2025, instituiu critérios e procedimentos para a temporalidade e a destinação de documentos fiscais eletrônicos tutelados pela Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil, Estados e o Distrito Federal.

Pela referida norma ficou determinado, a partir de 1º de maio de 2025, o prazo mínimo de 132 meses (ou 11 anos) para a guarda e expurgo de arquivos no formato XML dos documentos fiscais eletrônicos (tais como notas fiscais, conhecimentos de transporte, nota fiscal de consumidor etc.), contados a partir da data de autorização dos referidos documentos.

Apesar da incerteza gerada quando da sua publicação, especialmente em relação ao seu alcance, esclarecemos que o objetivo do referido Ajuste é permitir que a Receita Federal e as Secretarias Fazendárias tenham respaldo legal para eliminarem de suas bases de dados documentos fiscais que já ultrapassaram o seu prazo legal de guarda.

Ou seja, esse prazo de 11 anos de guarda previsto no Ajuste Sinief nº 02/2025 não se aplica aos contribuintes.

A obrigação dos contribuintes continua a mesma: guardar os documentos fiscais eletrônicos por, no mínimo, 5 anos, conforme o art. 173 do Código Tributário Nacional (CTN), salvo nos casos em que o contribuinte tenha algum processo administrativo ou judicial em andamento.

Nossa equipe tributária está à disposição para novos esclarecimentos.