A ampliação da licença-paternidade não exige apenas a atualização do sistema de folha de pagamento. A partir de janeiro de 2027, as empresas precisarão observar novas regras para concessão do afastamento, processamento do salário-paternidade, documentação dos pedidos, proteção contra dispensas e organização das rotinas de Recursos Humanos. A preparação antecipada é importante para evitar falhas operacionais e decisões que possam resultar em passivos trabalhistas.
Imagine que um empregado comunique ao RH, em outubro de 2026, que será pai em março de 2027. Se a empresa mantiver o procedimento atual, registrando automaticamente cinco dias de licença e utilizando os mesmos critérios de controle, poderá deixar de observar exigências que estarão em vigor na data do nascimento.
Além do período de afastamento, será necessário agora considerar a documentação apresentada pelo empregado, a programação das férias, os reflexos na folha e a proteção provisória do contrato de trabalho.
A situação demonstra porque a mudança deve ser tratada como um projeto de adequação trabalhista, previdenciária e operacional, e não apenas como uma alteração no cadastro do sistema.
O que muda com a Lei nº 15.371/2026?
Sancionada em 31 de março de 2026 e publicada no Diário Oficial da União em 1º de abril de 2026, a Lei nº 15.371/2026 regulamenta a licença-paternidade prevista na Constituição Federal, institui o salário-paternidade no âmbito da Previdência Social e modifica dispositivos da CLT e da legislação previdenciária.
A norma entra em vigor em 1º de janeiro de 2027 e estabelece a ampliação progressiva do período de licença:
– 2027: 10 dias de licença-paternidade;
– 2028: 15 dias de licença-paternidade;
– 2029: 20 dias, condicionados ao cumprimento da meta fiscal prevista na própria lei.
A legislação também modifica o Programa Empresa Cidadã, que passa a prever a prorrogação da licença-paternidade por mais 15 dias além do período obrigatório. Considerado o período legal de 20 dias, a licença poderá alcançar 35 dias em 2029, observada a condição fiscal aplicável à ampliação.
Nos casos de nascimento ou adoção de criança ou adolescente com deficiência, o período de licença previsto na lei será acrescido de um terço.
A mudança, portanto, alcança diferentes áreas da empresa. RH, departamento pessoal, folha de pagamento, financeiro e gestores precisarão atuar de forma coordenada para que os novos procedimentos sejam efetivamente cumpridos.
1 Comunicação do empregado: quais documentos devem ser exigidos e arquivados?
Um dos primeiros pontos de atenção está na organização do procedimento para solicitação da licença.
Nos termos do art. 3º da Lei nº 15.371/2026, o empregado deverá comunicar ao empregador, com antecedência mínima de 30 dias, o período previsto para o afastamento, para fins de organização da escala de trabalho. A comunicação deverá ser acompanhada de:
– Atestado médico: documento que indique a data provável do parto;
– Documento judicial: certidão emitida pela Vara da Infância e da Juventude que indique a previsão de emissão do termo judicial de guarda, nos casos abrangidos pela lei.
Posteriormente, o empregado deverá apresentar a certidão de nascimento ou o termo judicial de guarda que o identifique como adotante ou guardião, conforme o caso.
A lei também prevê tratamento específico para o parto antecipado: o afastamento deverá ocorrer imediatamente, com comunicação ao empregador tão logo seja possível e apresentação posterior do documento comprobatório.
Diante dessas exigências, a empresa deverá estruturar um fluxo que permita receber, conferir e arquivar a documentação sem depender exclusivamente de comunicações informais entre empregado e gestor.
Na prática, vale providenciar os seguintes documentos e controles:
– Formulário de comunicação de licença-paternidade, com identificação do empregado, data prevista do parto ou da guarda, período estimado de afastamento e data da solicitação.
– Checklist de documentos comprobatórios, com campos para registrar o recebimento do atestado médico, da certidão de nascimento ou do termo judicial de guarda, conforme a etapa do procedimento.
– Registro formal da solicitação, com data de recebimento, responsável pela conferência e previsão de início e término do afastamento.
– Procedimento para situações excepcionais, contemplando parto antecipado, adoção, guarda judicial, falecimento de um dos genitores e demais hipóteses previstas em lei.
– Rotina de arquivamento e acesso restrito, para que os documentos sejam armazenados de forma organizada, com acesso limitado às pessoas que necessitem das informações para executar suas atribuições.
A empresa também deverá definir quem receberá a solicitação, quem validará os documentos e quem comunicará as informações ao departamento pessoal e à liderança responsável pela escala.
Esse fluxo deve ser compatível com as regras de proteção de dados pessoais, especialmente porque os documentos podem conter informações familiares e dados pessoais de terceiros. A coleta deve se limitar ao que for necessário para comprovar e operacionalizar o direito.
A existência de um procedimento escrito e de registros consistentes facilita a comprovação de que a solicitação foi recebida, analisada e processada corretamente.
2 Salário-paternidade: o que precisa mudar na folha de pagamento?
A Lei nº 15.371/2026 instituiu o salário-paternidade como benefício previdenciário e inseriu os arts. 73-A a 73-H na Lei nº 8.213/1991.
Para o empregado, a alteração significa que o afastamento passará a integrar uma sistemática previdenciária específica. Para o empregador, será necessário adequar os procedimentos de processamento da remuneração e de cumprimento das obrigações correspondentes.
Em linhas gerais, a empresa continuará responsável pelo pagamento do salário-paternidade ao empregado abrangido pela regra de pagamento empresarial, com possibilidade de reembolso pela Previdência Social, nos termos da legislação e da regulamentação aplicável. A lei também assegura o reembolso às microempresas e empresas de pequeno porte. Há regras específicas de pagamento direto pela Previdência Social para outras categorias previstas na norma.
O salário-paternidade será considerado salário de contribuição, com incidência de contribuição previdenciária, observadas as disposições legais pertinentes.
Por isso, a adequação não deve se limitar à criação de uma nova rubrica no sistema. É necessário avaliar todo o fluxo financeiro e contábil envolvido.
Documentos, cadastros e procedimentos que merecem revisão:
– Tabela de rubricas da folha: verificar a necessidade de criação ou parametrização da rubrica correspondente ao salário-paternidade, incluindo incidências e reflexos aplicáveis.
– Manual interno de processamento de afastamentos: atualizar as orientações para lançamento, conferência, pagamento e encerramento do afastamento.
– Procedimento de apuração e reembolso: estabelecer quais informações e comprovantes serão reunidos, quem fará a conferência e como serão acompanhados os valores a recuperar perante a Previdência Social.
– Conciliação contábil e financeira: definir como os valores pagos, as contribuições incidentes e os reembolsos serão registrados e conciliados.
– Rotina de conferência da folha: prever uma etapa de validação dos primeiros processamentos, especialmente quanto à duração do benefício, às incidências e às informações transmitidas aos sistemas oficiais.
Também será importante acompanhar as orientações oficiais e eventuais atualizações dos leiautes e regras do eSocial. A parametrização definitiva deverá observar as instruções aplicáveis ao processamento do benefício, evitando a criação de códigos ou procedimentos com base apenas em suposições sobre o funcionamento do sistema.
Para empresas com mais de uma unidade, diferentes regimes de trabalho ou grande volume de empregados, a padronização desse procedimento ganha ainda mais relevância.
3 Estabilidade provisória: quais controles devem ser implantados?
A nova legislação estabelece proteção contra a dispensa arbitrária ou sem justa causa no período compreendido entre o início da licença-paternidade e um mês após seu término.
Existe, ainda, uma proteção relacionada ao período anterior ao afastamento. Se, após a comunicação formal prevista no art. 3º e antes do início da licença, ocorrer uma rescisão contratual que frustre o exercício do direito, a lei prevê indenização em dobro do período indicado na regra de estabilidade.
A legislação também estende ao empregado as vedações de discriminação relacionadas à situação familiar ou ao estado de gravidez da cônjuge ou companheira, conforme o art. 373-A da CLT.
Essas disposições exigem atenção especial porque uma decisão de desligamento pode ser tomada por um gestor que desconhece a comunicação de nascimento ou adoção recebida por outra área da empresa.
O que a empresa deve fazer?
a) Criar um registro centralizado das comunicações
O RH deverá manter controle das solicitações de licença-paternidade, com as datas de comunicação, o período previsto para o afastamento, a data efetiva de início e a data estimada de término da proteção legal.
b) Estabelecer uma etapa de verificação antes dos desligamentos
O procedimento de rescisão deve prever consulta aos registros de licenças e às demais informações relevantes para identificar eventual proteção legal. A consulta deve ser realizada antes da formalização da decisão, com acesso restrito às informações necessárias.
c) Documentar as decisões e suas justificativas
Quando houver desligamento de empregado que tenha comunicado o nascimento, a adoção ou a previsão de afastamento, a situação deverá ser analisada individualmente. A empresa deve conservar os registros pertinentes à decisão, sem presumir que a existência de uma justificativa gerencial afasta automaticamente a proteção legal.
d) Orientar os gestores
As lideranças precisam saber que a comunicação de paternidade não é apenas uma informação para elaboração de escala. Ela também pode produzir efeitos sobre decisões contratuais. O gestor deve encaminhar a informação ao RH e evitar decisões isoladas sobre o desligamento.
e) Definir um fluxo para análise de casos excepcionais
Situações envolvendo pedido de demissão, término de contrato a prazo, alegações de falta grave ou outras hipóteses que exijam avaliação jurídica devem ser encaminhadas ao responsável pela análise trabalhista antes da formalização das medidas.
A elaboração de um procedimento de conferência prévia de rescisões, associado a um registro confiável das comunicações, contribui para evitar que informações relevantes deixem de ser consideradas no momento mais sensível da relação de emprego.
4 Férias, adoção e situações familiares específicas: o regulamento de RH precisa contemplar essas hipóteses
A lei também disciplina situações que não podem ser tratadas como simples extensões do procedimento ordinário de afastamento.
O art. 134 da CLT passa a assegurar ao empregado o direito de gozar férias no período imediatamente posterior à licença-paternidade, desde que manifeste essa intenção com antecedência mínima de 30 dias antes da data esperada para o parto ou para a emissão do termo judicial de guarda. Em caso de parto antecipado, a antecedência mínima é dispensada.
A empresa deve, portanto, prever um fluxo para receber e registrar o pedido, verificar os requisitos legais, conferir a programação de férias e comunicar formalmente a decisão ao empregado. O controle deve distinguir a comunicação da licença do pedido de férias, pois são solicitações relacionadas, mas submetidas a requisitos próprios.
Também será necessário adaptar os procedimentos para:
– Adoção e guarda judicial: concessão da licença mediante os documentos previstos na legislação e controle do período correspondente.
– Adoção ou guarda conjunta: organização das licenças dos adotantes, observada a vedação de concessão do mesmo tipo de licença a mais de um deles.
– Falecimento da mãe ou do pai: análise da possibilidade de concessão da licença à pessoa empregada que assumir legalmente os deveres parentais, conforme as condições legais.
– Ausência materna no registro civil ou adoção exclusivamente pelo pai: aplicação das regras específicas que equiparam a licença-paternidade à licença-maternidade, inclusive quanto à duração e à estabilidade.
– Internação hospitalar da mãe ou do recém-nascido: avaliação da prorrogação prevista na CLT quando a internação estiver comprovadamente relacionada ao parto.
Essas situações devem estar previstas no procedimento interno, com indicação dos documentos necessários, dos responsáveis pela análise e dos critérios de encaminhamento para avaliação especializada.
5 Políticas internas, documentos e treinamentos: o que revisar antes da vigência?
A entrada em vigor da nova lei é uma oportunidade para revisar a coerência entre os documentos formais da empresa e as práticas efetivamente adotadas pelo RH.
Uma política desatualizada pode continuar orientando gestores a conceder cinco dias de licença, enquanto o sistema de folha processa dez dias. Da mesma forma, um regulamento pode prever a apresentação de documentos sem estabelecer quem deve recebê-los, como serão arquivados ou quem deverá validar as situações excepcionais.
Para evitar essas inconsistências, recomenda-se organizar a adequação em cinco frentes.
01 Revisão documental
Devem ser avaliados, conforme a estrutura da empresa:
- regulamento interno e política de benefícios;
- política de afastamentos e ausências legais;
- formulários de comunicação de nascimento, adoção e guarda judicial;
- formulários e procedimentos para solicitação de férias;
- manual de rotinas do RH e do departamento pessoal;
- procedimentos de admissão, afastamento, retorno e rescisão;
- orientações internas destinadas aos gestores;
- instrumentos coletivos e políticas de benefícios que possam conter condições específicas aplicáveis.
A revisão deve identificar os dispositivos que precisam ser alterados, os documentos que deverão ser criados e as orientações que precisam ser uniformizadas.
02 Revisão dos fluxos operacionais
Além dos documentos, é importante desenhar o percurso da solicitação desde a comunicação do empregado até o encerramento do afastamento.
O fluxo deve indicar os responsáveis pelo recebimento, pela conferência documental, pelo lançamento no sistema, pelo processamento da folha, pela transmissão das informações oficiais e pelo controle da estabilidade.
Também deve prever como proceder quando houver documentação incompleta, parto antecipado, adoção ou outra situação excepcional.
03 Adequação dos sistemas
O departamento pessoal deverá validar as parametrizações necessárias para a duração progressiva da licença, o tratamento do salário-paternidade, as incidências aplicáveis e os registros exigidos pelos sistemas oficiais.
A validação deve envolver, conforme a organização da empresa, RH, folha de pagamento, contabilidade, financeiro e fornecedor do sistema. É recomendável documentar os testes realizados, as inconsistências identificadas e as providências adotadas.
04 Capacitação de gestores e equipes de RH
A orientação deve alcançar tanto os profissionais que operacionalizam os afastamentos quanto os gestores que recebem as primeiras comunicações dos empregados.
O treinamento deve abordar os prazos, a documentação, as responsabilidades de cada área, a proteção contra a dispensa e o encaminhamento de situações excepcionais. Uma lista de presença, o material utilizado e o registro da data de realização ajudam a demonstrar que a orientação foi efetivamente implementada.
05 Verificação da implementação
Após a revisão, a empresa deve conferir se os documentos foram atualizados, se os sistemas estão preparados, se os responsáveis conhecem o fluxo e se os procedimentos são aplicados de maneira uniforme.
Uma lista de verificação com responsáveis, prazos, pendências e evidências de conclusão permite acompanhar a adequação e identificar os pontos que ainda exigem providências.
06 Como organizar a adequação até janeiro de 2027?
A preparação pode ser dividida em etapas para que a empresa não concentre todas as alterações nas últimas semanas de 2026.
Etapa 1 — Diagnóstico: mapear as políticas, os formulários, os sistemas e as rotinas atualmente utilizados. Identificar lacunas em relação à Lei nº 15.371/2026 e registrar as providências necessárias.
Etapa 2 — Planejamento: definir os responsáveis de cada área, os prazos para revisão documental e as necessidades de parametrização dos sistemas. Avaliar também os instrumentos coletivos e as particularidades da operação.
Etapa 3 — Implementação: atualizar as políticas e os formulários, formalizar os fluxos de trabalho, ajustar os sistemas e preparar os controles de afastamento, pagamento, reembolso e estabilidade.
Etapa 4 — Capacitação e testes: orientar as equipes, testar os procedimentos de folha e conferir se as informações são encaminhadas corretamente entre RH, departamento pessoal, financeiro e gestores.
Etapa 5 — Validação final: verificar as evidências de implementação, corrigir pendências e estabelecer uma rotina de acompanhamento das orientações oficiais e de eventuais alterações necessárias.
O cronograma deverá considerar o porte da empresa, o número de unidades, o volume de empregados e a complexidade dos sistemas utilizados. Quanto mais áreas envolvidas, maior a importância de centralizar as informações e formalizar as responsabilidades.
07 Quais riscos podem surgir quando a adequação é incompleta?
Os riscos não se limitam à concessão de um período de licença inferior ao devido.
Uma falha na documentação pode dificultar a comprovação de que o pedido foi recebido e processado corretamente. Uma parametrização inadequada pode provocar divergências na folha, nas contribuições e nos procedimentos de reembolso. A falta de integração entre RH e gestores pode levar a uma decisão de desligamento sem a consideração de uma proteção legal vigente.
Também podem surgir inconsistências entre o regulamento interno e as práticas efetivas da empresa, além de dificuldades para tratar situações excepcionais de adoção, guarda judicial, internação hospitalar e falecimento de um dos genitores.
A existência de documentos, isoladamente, não garante conformidade. É necessário que as regras estejam atualizadas, que os procedimentos sejam executados e que a empresa consiga demonstrar como cada solicitação foi tratada.
Por isso, a adequação deve combinar revisão jurídica, organização documental, implementação operacional e acompanhamento periódico.
Conclusão: a mudança exige mais do que atualizar a folha
A Lei nº 15.371/2026 modifica a disciplina da licença-paternidade e introduz novas exigências para o processamento do salário-paternidade, o controle de afastamentos e a proteção do contrato de trabalho.
Antes de janeiro de 2027, as empresas devem avaliar se possuem políticas atualizadas, formulários adequados, procedimentos documentados, sistemas preparados e mecanismos de controle capazes de integrar todas as etapas da concessão do benefício.
Esse trabalho começa pelo diagnóstico da situação atual e pela identificação das providências necessárias. A partir daí, é possível estabelecer um plano de adequação com responsáveis, prazos, documentos e evidências de implementação, considerando a realidade de cada operação.
A revisão preventiva permite que as novas regras sejam incorporadas às rotinas empresariais de forma organizada, reduzindo a dependência de decisões improvisadas e facilitando a identificação de riscos antes que eles se convertam em conflitos ou custos.